La Pianificazione Del Lavoro e i Gantt

27 Marzo 2019

La Pianificazione Del Lavoro e i Gantt

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Eccoci in un altro post, oggi vorrei raccontarvi la storia di quello che succede in molte aziende durante l’importante fase di PIANIFICAZIONE. Tirate poi le conclusioni voi, sono curioso di sapere cosa ne pensate. 

Io sono Giuseppe, mi occupo di organizzazione del lavoro in progetti software, e lo faccio lavorando con metodologie Agile. In poche parole aiuto le aziende a organizzare il lavoro, accelerando i tempi di sviluppo e migliorando la qualità del lavoro e il lavoro di Team.

I protagonisti di questa storia, in cui sono sicuro qualcuno di voi rivedrà la propria azienda, sono 3: Direzione, Project Manager, Sviluppatori.

Tutto ha inizio quando a fine anno la Direzione di un azienda pensa alle attività da fare per il nuovo anno. Dopo aver tirato fuori una serie di attività per loro strategiche ed una data entro cui la vogliono veder realizzata, quello che fanno è coinvolgere un Project Manager.

Il Project Manager

il Project Manager ha il compito di interagire con le aree di competenza per collocare la serie di attività in un time frame di tempo ben specifico, creando un entità perfetta chiamata Gantt che sostanzialmente dice questo:

L’attività 1 coinvolgerà Area A, B, C, l’area A sarà la prima ad iniziare e lavorerà per 10 giorni, una volta terminato, inizierà l’area B e alla conclusione finalmente anche l’area C potrà iniziare e concludere il lavoro, il tutto durerà 40 giorni. Nel frattempo quando l’area A avrà terminato i lavori sull’attività 1 potrà iniziare a lavorare sull’attività 2 che coinvolgerà solo L’area A e l’area B, il tutto per una durata di 23 giorni che procederà parallelamente alle altre attività senza intoppi. Così si procede fino a riempire l’anno lavorativo di tutte le aree in modo che tutti abbiano lavoro e non ci siano perdite di tempo. Verrà tutto scritto su un grande foglio in questo modo gli obbiettivi saranno raggiunti come da piano. Basterà che i Project Manager, e i responsabili di area controllino il lavoro di tutti pianificando dei SAL e controllando l’orario di entrata e uscita di tutti. In questo modo niente potrà andare storto. (giusto per chi non lo sapesse SAL sta per Stato Avanzamento Lavori ed è una riunione che in molte aziende serve per far capire lo stato di avanzamento del progetto), 

Ad ogni modo, tutto questo rientra nella pianificazione e tutti i manager ne vanno pazzi. A fine di questa attività, chiamata PIANIFICAZIONE, ci si sente soddisfatti e sicuri di aver creato la pianificazione perfetta….

Tutte Cazzate

Bene, nel mondo della produzione Software, queste, sono tutte cazzate! Ma purtroppo è quello che succede ancora oggi in migliaia di aziende.

Esattamente nel modo in cui l’ho spiegato tantissime persone spendono il loro tempo mettendo su un calendario tutto quello che si farà con le date di inizio e fine evidenziate in grande e rosso in modo che siano ben evidenti. 

Naturalmente chi fa questo grande disegno non fa fisicamente il lavoro, perché chi fa fisicamente il lavoro è cosciente che mettere delle date su un foglio non basta a far andare bene le cose. E qui, in questa fase entrano in scena proprio loro, i Lavoratori.

Il project manager scende dai lavoratori e comunica la serie di attività che si faranno nell’anno. E chiede a tutti di fargli sapere quando riusciranno ad iniziare e finire il lavoro.

In questa fase che solitamente è ad inizio anno però non si hanno sufficienti specifiche su un lavoro che dovrebbe vedere la luce a fine anno ma invece si hanno pomposi titoloni niente specifiche, nessuna idea chiara,…

Chiaramente chi dovrà eseguire il lavoro, prenderà questo titolo e dopo aver fatto notare che è solo un titolo e che non si può immaginare quali potranno essere i requisiti e le complicazioni, iniziano a stimare… iniziano ad immaginare il tempo necessario a portare a termine l’attività, iniziano ad immaginare quali saranno le attività… a quel punto tirano ad indovinare un periodo di tempo necessario… se non lo avete fatto guardate questo video per capire perché tiriamo ad indovinare: link video

Fatto sta che in qualche modo, arrivano con delle tempistiche, dal project manager: Bene questo è quanto serve di tempo. Quello che succede è questo:

Il ProjectManager guarda il suo GANTT e 8 volte su 10 dice: No ragazzi non è possibile. Da piano questa attività deve finire in questa data. Perchè se non finisce in questa data il progetto B inizierà in ritardo e causerà a catena il ritardo anche di questo e quest’altro. Non possiamo.

Ecco, Solo a me questo ragionamento sembra bacato? Questo è fare i conti senza l’oste… anzi, come direbbe una mia collega senza neppure l’osteria. Scrivere delle date su un foglio non basta a far si che le cose vengano fatte, e che tutto proceda senza intoppi!

Ad ogni modo a questo punto il PM, la direzione, tutte queste persone ben lontane da chi fa realmente il lavoro insistono affinché il lavoro si faccia come da piano… e qui c’è poco da fare… e finisce la mia storia.

Questo Metodo Non Funziona Più

Bene, oggi fare questo tipo di pianificazione non ha più molto senso, può aver senso farlo in uno stabilimento di prodotto con una catena di montaggio dove le attività sono standardizzate, molto spesso il lavoro viene fatto da macchine e la catena produttiva è sempre la stessa, ma nel mondo del software non è così. Ogni prodotto, ogni progetto è diverso dal precedente. 

Associare la produzione di software alla produzione di un automobile è stato il più grande errore della storia di questa industria ed ha causato problemi e fraintendimenti che ci portiamo dietro da anni.

il mondo perfetto non esiste, e nella produzione software dove tutto può cambiare da progetto a progetto ci sono imprevisti. Quello che viene disegnato su un foglio non è neanche lontanamente vicino alla realtà. Ci saranno difficoltà che porteranno alla modifica di quel piano perfetto! È inevitabile.

Bisogna iniziare a pensare che quello che è necessario oggi più che mai, non è un Gantt su un foglio, ma una visione, un idea chiara di quello che l’azienda vuole diventare e un’idea chiara del valore che vuole portare ai suoi clienti. Questo è quello che serve oggi per distinguersi dalla concorrenza, ed avere una direzione precisa da seguire nel medio, lungo termine.

e voi, cosa ne pensate? Vi siete ritrovati anche voi in situazioni simili? Fatemelo sapere nei commenti, sono molto curioso.

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Grazie per aver letto questo post, se sei interessato a questo argomento, non dimenticare di seguire questo Blog, andremo a fondo ad ogni aspetto del mondo dell’Agile Management. Devi sapere che contemporaneamente a questo blog apro un canale Youtube dal nome: Giuseppe Spezzano (Simply Agile) per parlarvi faccia a faccia di questi argomenti. Se sei curioso iscriviti al canale. Approfondiremo ogni aspetto della gestione Agile di Progetti Software

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