Come Dare Le Priorità

15 Aprile 2019

Dare Le Priorità Al Lavoro Nel Modo Corretto

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Ed oggi parliamo di un argomento di cui non si sente parlare spesso e cioè delle priorità. Sono sicuro che moltissimi di voi come me si siano chiesti almeno una volta nella vita: ma come assegno la priorità ad una serie di attività? Esistono delle tecniche per farlo al meglio? 

E bene sì. Ci sono delle tecniche per farlo al meglio. 

Solitamente siamo abituati a prendere un attività e dare un grado di priorità come alto medio e basso. Bene questo forse è il modo peggiore per dare delle priorità, semplicemente perché se analizzate molte attività alla fine vi ritrovate inevitabilmente con una serie di attività con lo stesso grado di priorità, e allora quale lavorate per prima?

Il modo migliore di dare delle priorità presuppone che dopo aver analizzato una serie di lavori da fare voi possiate riconoscere univocamente quale di quelle attività è in assoluto la più importante.

Per iniziare partiamo subito con alcune regole:

  1. le priorità possono cambiare. 
  2. Le priorità vanno riviste giornalmente.

Diciamocelo chiaro, ognuno di noi, con cadenza giornaliere, o quasi, ricevere notizie oggi che fanno cambiare le priorità domani. Quindi abituiamoci a questo concetto. Le priorità non sono scolpite nella pietra, cambiano e per questo è buona norma rivederle giornalmente.

Adesso passiamo a qualche suggerimento

Qualche suggerimento particolarmente utile se non siete confidenti con questa attività:

Fate in modo che dare le priorità sia un esperienza:

  • Collaborativa – si più teste lavorano meglio di una sola;
  • Visuale – fate in modo che possiate vedere il lavoro, magari stampatelo su dei fogli o scrivetelo sui famosi Post-It. Parlarne non basta (sia inteso la storia dei post it ormai si vede ovunque ma detto tra me e voi a me non piace per nulla. Li trovo scomodi, molto utili nella teoria, pessimi nella pratica.)

Adesso introduciamo qualche tecnica utile:

1) PERSONAS

Personas è un metodo abbastanza diffuso, e semplice e permette di capire meglio i propri clienti. Come funziona: 

A inizio progetto si cerca di ricavare il profilo di un cliente. Si cerca di rispondere a delle domande come:

chi è il cliente?

Come usa il prodotto?

Quali sono i suoi obbiettivi con questo software?

questo profilo viene stampato su carta e A inizio progetto si condivide il profilo del proprio cliente a tutti i membri del team in modo che sulla base di quello tutto il team sia ingrato di capire quali task siano prioritarie per il nostro cliente.

Vi invito ad approfondire l’argomento, io lo semplificato, ma questo approccio è molto più interessante di quello che può sembrare.

2) MoSCoW

Un altro metodo molto utilizzato è il MoSCoW. Molto diffuso e forse qualcuno di voi lo avrà anche utilizzato inconsapevolmente.

Questo approccio si basa sul categorizzare ogni attività all’interno di 4 categorie, al contrario della precedente è un’attività che solitamente fa il Product Owner in collaborazione con i clienti. In poche parole si va dal cliente e si dice: di tutte queste attività, prova a dirmi quale secondo te deve essere:

Must -> e cioè una caratteristica che DEVE esserci, di cui il cliente non può assolutamente farne a meno

Should -> e cioè una caratteristica che DOVREBBE esserci, che il cliente desidera, forse non è fondamentale ma il cliente non sarebbe contento se la escludessimo senza giusta causa.

Could -> e cioè una caratteristica che POTREBBE esserci, non è fondamentale ma potrebbe migliorare il prodotto finale

Would -> e cioè una caratteristica che il cliente VORREBBE, non è fondamentale se non ci fosse non sarebbe un problema per il business, ma migliorerebbe senza dubbio la reputazione che il cliente ha di noi

Una volta classificate tutte le nostre Storie, tutte le nostre task in queste 4 categorie avremo il piano di come operare. Naturalmente si parte lavorando quelle in MUST e si scende in ordine.

Questo è un approccio che personalmente non mi piace, ma è largamente usato e molto semplice. Non è troppo diverso dal priorità alta, media, bassa…

3) Priority Poker

Parliamo adesso della terza tecnica:

il priority poker, si fa in team e sostanzialmente è la stessa cosa del Planning Poker di cui ho parlato in questo video https://youtu.be/dUXpOUcu2NE  e tra l’altro il planning poker può essere usato in coppia con il Personas. Sostanzialmente il team assegna la priorità alle attività votandole con delle carte… semplice no?

4) Acquisto

La quarta tecnica invece è l’acquisto: questo è uno dei miei metodi preferiti e credo funzioni alla grande anche perché fa entrare tutti, clienti e team, nella mentalità che non si può fare tutto, e che le risorse sono limitate.

L’acquisto funziona così: dopo aver dato un valore di complessità ad ogni attività come spiegato qui: (video Story Point in Scrum) questo valore di complessità diventerà il costo di acquisto di quella attività. 

A questo punto daremo al cliente o al team un numero, inteso come una quantità di denaro (finto naturalmente) che equivarrà al valore di complessità che il nostro team è in grado di risolvere in uno sprint, o in un determinato lasso di tempo. A questo punto il Cliente o il Team dovrà utilizzare queste “monete” per acquistare le caratteristiche che ritiene più importanti finché non finirà il denaro che ha a disposizione. 

Non è bellissimo? In questo modo tutti si renderanno conto che ogni richiesta ha un costo e scegliere cosa lavorare prima diventa strategico in termini di soldi risparmiati e funzionalità disponibili nel più breve lasso di tempo.

4) Priorità In Lista

La quinta tecnica è: priorità in lista

Questa tecnica è forse la migliore in assoluto, semplice, veloce e chiunque può applicarla. Ci sono poche regole, dobbiamo mettere tutte le attività in una lista, usiamo pure il back log per intenderci.

a quel punto partiamo dall’ultima attività e iniziamo a confrontare questa attività con la prima. Se l’attività che confrontiamo è più importante allora faremo diventare prima quella attività, se non è più importante allora la confronteremo con la seconda attività, poi con la terza e così via, quando reputeremo che quell’attività è più importante andremo ad inserirla al posto dell’attività con cui la stiamo confrontando. Andremo avanti così fino a risalire tutta la lista. Fino a quando non avremo un elenco ordinato per priorità dall’alto verso il basso. In questo modo sapremo sempre inconfutabilmente quale attività lavorare per prima perchè la più importante.

Per oggi le tecniche finiscono qui.

Ci sarebbero ancora tante altre tecniche e metodologie per dare priorità ai nostri lavori. Qui ve ne ho presentati superficialmente solo alcuni. Se siete curiosi di conoscere altri o volete che approfondisca qualcuna di queste tecniche scrivetemelo nei commenti, dedicherò un intero video a quella tecnica.

Per terminare vi linko un articolo che parla di questo, se avete voglia leggetelo è molto interessante: https://www.boost.co.nz/blog/2017/09/prioritisation-tools-tips-agile-projects

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